Términos y condiciones

We Offsite ayuda a sus clientes a planificar y reservar sus reuniones de equipo, en el volumen y las condiciones que el cliente requiera. Esto incluye, entre otros, retiros, offsites, eventos para toda la empresa, summits, conferencias, escapadas de team building, meetups y visitas a clientes.

Con este fin, We Offsite ofrece los siguientes servicios:

Búsqueda de ubicación

Salvo que el cliente tenga un destino fijo para su reunión, We Offsite busca la ubicación según las preferencias del cliente. We Offsite aprovecha la tecnología para identificar los destinos más económicos y convenientes en cuanto a coste total de viaje, menor tiempo total de desplazamiento y fechas de viaje más ventajosas.

Sourcing y reserva de propiedades

We Offsite presenta al cliente opciones de alojamiento para su reunión en función de varias variables:

• Las preferencias y requisitos del cliente.
• El tiempo de respuesta de la propiedad.
• La disposición de la propiedad a ofrecer tarifas de grupo más bajas.
• La experiencia previa de la propiedad en la gestión de grupos.
• Las valoraciones de los huéspedes.
• La ubicación y accesibilidad de la propiedad.
• Cualquier otro factor relevante en cada caso concreto no enumerado aquí.

We Offsite gestiona la comunicación con la propiedad respecto a las necesidades y solicitudes del cliente, incluidos cambios y cancelaciones.

We Offsite negocia el contrato de alojamiento con la propiedad, incluyendo, entre otros:

• Porcentaje de attrition.
• Fechas límite (cut-off).
• Política de cancelación.
• Depósito y condiciones de pago.
• Tarifas del bloque de habitaciones.
• Tarifas de salas de reuniones.
• Tarifas de comidas.
• Upgrades de habitación.
• Compra exclusiva del venue (buyout).
• Actividades in situ.
• Ventajas y beneficios complementarios.
• Otras tasas y gastos.

We Offsite dispone de protocolos estrictos para prevenir el fraude de proveedores, lamentablemente habitual en el sector del alojamiento. Todas las propiedades obtenidas por We Offsite se verifican minuciosamente.

Una vez alcanzado un acuerdo satisfactorio con la propiedad, el cliente autoriza a We Offsite a firmar el contrato de alojamiento y reconoce que los términos allí contenidos son vinculantes. Todos los cambios y cancelaciones deben ajustarse a lo establecido en el contrato.

Arreglos de viaje

We Offsite organiza el viaje de cada participante confirmado. Esto incluye investigar las mejores opciones dentro de la política, elaborar un itinerario que tenga en cuenta las necesidades y solicitudes de cada viajero, reservar cada elemento con proveedores de confianza y prestar apoyo en caso de cambios o cancelaciones.

La planificación y reserva de itinerarios de viaje sigue un procedimiento estricto:

1. El cliente proporciona la política de viajes de la empresa a través de la Plataforma We Offsite.
2. Los viajeros comunican su información de pasajero y sus necesidades a través de la Plataforma We Offsite.
3. We Offsite identifica opciones de viaje que satisfacen las necesidades de los viajeros y se ajustan a la política. Según la regla de aprobación seleccionada por el cliente en la Plataforma We Offsite, estas opciones pueden mostrarse al aprobador antes de la reserva.

Actividades

We Offsite identifica y reserva actividades que se ajusten a los requisitos del cliente. Estas opciones se presentan en la Plataforma We Offsite y se informa al cliente de inclusiones, exclusiones, condiciones de cambios, cancelaciones y cualquier otra información relevante.

Traslados

We Offsite identifica y organiza traslados coordinados con los horarios de llegada y salida de los vuelos. Las opciones de traslado se presentan en la Plataforma We Offsite y se informa al cliente sobre las condiciones de reserva.

Comidas

We Offsite puede organizar y reservar comidas para los clientes, ya sea en el alojamiento o en otras ubicaciones. Los clientes pueden solicitar comidas en la Plataforma We Offsite, donde los participantes también pueden indicar sus requisitos dietéticos.

Otros extras

We Offsite entiende que cada evento es único y está dispuesto a atender requisitos específicos. Extras como merchandising (swag), videógrafos o cualquier otro elemento que el cliente desee reservar y que no esté incluido en las descripciones anteriores deben solicitarse por chat en la Plataforma We Offsite.

El cliente reconoce y acepta que el uso de la Plataforma We Offsite está sujeto a estos Términos de uso. El cliente se compromete a no utilizar la Plataforma de forma que pueda obstaculizar o dañar su correcto funcionamiento.

El cliente garantizará que todos los usuarios cumplan los Términos de uso. El cliente notificará sin demora a We Offsite cualquier presunta o supuesta violación de estos términos.

El cliente es el único responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de la seguridad de sus sistemas, redes e información utilizados para acceder y usar la Plataforma. Las contraseñas deben ser personales y no pueden transferirse a terceros.

El cliente declara que toda la información que proporcione en relación consigo mismo o con sus usuarios es veraz, completa y exacta, y garantiza mantenerla actualizada.

El cliente declara que utilizará los servicios ofrecidos en la Plataforma únicamente para fines autorizados y legales, conforme a todas las leyes aplicables. El cliente se compromete a no utilizar esta Plataforma con fines ilegales o indebidos.

El cliente reconoce tener la autoridad y el permiso para reservar viajes para sus empleados, directivos y agentes, y estar legalmente autorizado a utilizar los datos personales de los viajeros para realizar reservas. El cliente no revenderá los servicios a terceros.

El cliente indemnizará a We Offsite en caso de incumplimiento de estos términos que derive en daños, pérdidas, reclamaciones o responsabilidades incurridas por We Offsite.

El cliente declara tener pleno derecho y autoridad para celebrar estos términos, y que no se requiere el consentimiento de ninguna otra persona o entidad para cumplirlos plenamente según lo previsto.

• Los clientes entienden que sus usuarios pueden tener dos roles: «Administrador» y «Viajero».
• Los clientes entienden que deben contactar con We Offsite antes de configurar su primer usuario, que se asignará automáticamente al rol «Administrador». Después, los Administradores pueden invitar usuarios a registrarse y elegir el rol de cada nuevo usuario.
• Los clientes entienden que los Administradores tienen privilegios y pueden realizar una serie de acciones que los Viajeros no pueden realizar.
• Los clientes entienden que la política de la empresa y los requisitos que transmitan a través de la Plataforma se utilizarán para identificar opciones de viaje.
• Los viajeros pueden y deben usar la Plataforma para guardar su información de pasajero e informar a We Offsite de requisitos de viaje específicos, programas de fidelización u otras necesidades.
• Al utilizar la Plataforma para adquirir reservas y servicios, el cliente autoriza a We Offsite a comprar, reservar y pagar a los proveedores de viaje para garantizar que las reservas se realicen correctamente.
• Los clientes pueden revisar los gastos estimados asociados a su viaje antes, durante y después de la reserva. Esto incluye viajes, alojamiento, actividades, traslados, comidas, salas de reuniones y cualquier otro elemento solicitado. Los clientes pueden consultar el estado de reserva de cada elemento en cualquier momento.

• Ver todos los viajes de su organización.
• Crear, ver y editar políticas de la empresa.
• Invitar a participantes a registrarse.
• Aprobar, rechazar o preaprobar elementos de viaje.
• Revisar gastos.

We Offsite cobra una tarifa fija única, que el cliente abonará mediante tarjeta de crédito o transferencia bancaria. La tarifa dependerá de varios factores, como el tamaño del equipo, la ubicación y la duración del offsite. Esta tarifa incluye la búsqueda y reserva de viajes, alojamiento, traslados, actividades, comidas y todos los demás elementos relacionados con el evento. También incluye el acceso a la plataforma We Offsite.

We Offsite puede prestar servicios adicionales, como visitas de inspección del lugar y soporte in situ durante el evento. Estos servicios no están incluidos en la tarifa y se calcularán en función de la ubicación y el número de días.

Los clientes implementarán políticas internas adecuadas para determinar qué tarjetas de crédito pueden utilizarse para reservar elementos en la Plataforma We Offsite.

We Offsite se reserva el derecho de suspender o cancelar cualquier cuenta de cliente o reserva cuando tenga motivos para creer que una reserva o un pago puedan ser fraudulentos, que el método de pago no sea legalmente válido y/o que el cliente no sea el titular legal de dicho método de pago.

We Offsite proporcionará copias de los contratos que deban firmarse con proveedores externos en nombre del cliente. Una vez firmados los contratos, el cliente se compromete a cumplir los términos y condiciones que contengan.

Condiciones de pago

• El 50 % del importe total adeudado en el momento de la firma del contrato.
• El 50 % restante con 15 días de antelación al evento.
• Todas las tarifas no incluyen el IVA u otros impuestos sobre ventas aplicables que deba abonar el cliente, cuando corresponda.

• Si el cliente reduce el número de participantes una vez reservados los elementos de viaje, nuestra tarifa no es reembolsable.
• Si el cliente reduce el número de participantes antes de reservar los viajes, We Offsite deducirá 50 € de la tarifa fija por cada participante eliminado del viaje.

• Hasta 60 días antes del evento: la tarifa es reembolsable con una penalización del 25 %.
• A partir de 60 días antes del evento: no reembolsable.

We Offsite no es responsable de la prestación de servicios de terceros ni de la exactitud de los datos e información de terceros.

El cliente reconoce que los proveedores tienen términos y condiciones independientes que pueden aplicarse. Al reservar en nombre del cliente, se aplicarán los términos y condiciones del proveedor y demás condiciones contractuales entre el proveedor y el cliente, además de estos términos, y prevalecerán sobre ellos. Si la relación entre el cliente y el proveedor genera un incumplimiento u otras infracciones de los presentes Términos de uso, We Offsite no será responsable.

We Offsite no es responsable de errores del cliente, como proporcionar información incorrecta o inexacta.

We Offsite no será responsable de incumplimientos, defectos o deficiencias durante la prestación de servicios por parte del proveedor.

La responsabilidad agregada total de We Offsite frente a clientes o terceros en relación con la prestación de servicios se limita a los daños directos acreditados sufridos por incumplimiento de We Offsite. En ningún caso la responsabilidad superará el importe agregado equivalente al valor total de las tarifas pagadas por el cliente a We Offsite en los doce meses anteriores al hecho causante.

Utilizamos cookies. Al acceder a We Offsite, usted acepta el uso de cookies de conformidad con la Política de privacidad de We Offsite.

La mayoría de los sitios web interactivos utilizan cookies para recuperar los datos del usuario en cada visita. Nuestro sitio web utiliza cookies para habilitar la funcionalidad de determinadas áreas y facilitar la navegación. Algunos de nuestros socios de afiliación o publicidad también pueden utilizar cookies.

En We Offsite, accesible desde nuestro sitio web weoffsite.com, una de nuestras principales prioridades es la privacidad de nuestros visitantes. Este documento de Política de cookies contiene los tipos de información que recopila We Offsite y cómo la utilizamos.

Si tiene preguntas adicionales o necesita más información sobre nuestra Política de privacidad, no dude en contactarnos.

Esta Política de privacidad se aplica únicamente a nuestras actividades en línea y es válida para los visitantes de nuestro sitio web respecto de la información que comparten y/o recopilamos en We Offsite. No se aplica a la información recopilada fuera de línea o por otros canales distintos de este sitio web.

Consentimiento

Al utilizar nuestro sitio web, usted consiente nuestra Política de privacidad y acepta sus términos.

Información que recopilamos

La información personal que se le solicite proporcionar, y los motivos por los que se le solicita, se le explicarán en el momento en que le pidamos sus datos personales.

Si nos contacta directamente, podemos recibir información adicional sobre usted, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, el contenido del mensaje y/o los archivos adjuntos que nos envíe, y cualquier otra información que decida proporcionar.

Cuando se registre para obtener una cuenta, podemos solicitar su información de contacto, incluidos nombre, nombre de la empresa, dirección, correo electrónico y número de teléfono.

Cómo utilizamos su información

Utilizamos la información que recopilamos de diversas formas, entre ellas:

• Proporcionar, operar y mantener nuestro sitio web
• Mejorar, personalizar y ampliar nuestro sitio web
• Comprender y analizar cómo utiliza nuestro sitio web
• Desarrollar nuevos productos, servicios, funciones y capacidades
• Comunicarnos con usted, directamente o a través de uno de nuestros socios, incluido el servicio de atención al cliente, para proporcionarle actualizaciones y otra información relativa al sitio web, así como con fines de marketing y promoción
• Enviarle correos electrónicos
• Detectar y prevenir el fraude

Archivos de registro

We Offsite sigue un procedimiento estándar de uso de archivos de registro. Estos archivos registran a los visitantes cuando visitan sitios web. Todas las empresas de alojamiento lo hacen como parte de sus servicios de análisis. La información recopilada por los archivos de registro incluye direcciones de protocolo de internet (IP), tipo de navegador, proveedor de servicios de internet (ISP), fecha y hora, páginas de referencia/salida y, posiblemente, el número de clics. Estos datos no están vinculados a información personal identificable. El propósito de la información es analizar tendencias, administrar el sitio, seguir el movimiento de los usuarios en el sitio web y recopilar información demográfica.

Cookies y web beacons

Como cualquier otro sitio web, We Offsite utiliza «cookies». Estas cookies se utilizan para almacenar información, incluidas las preferencias de los visitantes y las páginas del sitio web a las que accedió o visitó. La información se utiliza para optimizar la experiencia de los usuarios personalizando el contenido de nuestras páginas web según el tipo de navegador y/u otra información.

Políticas de privacidad de socios publicitarios

Puede consultar esta lista para encontrar la Política de privacidad de cada uno de los socios publicitarios de We Offsite.

Los servidores o redes publicitarias de terceros utilizan tecnologías como cookies, JavaScript o web beacons en sus respectivos anuncios y enlaces que aparecen en We Offsite, enviados directamente al navegador del usuario. Reciben automáticamente su dirección IP cuando esto ocurre. Estas tecnologías se utilizan para medir la eficacia de sus campañas publicitarias y/o personalizar el contenido publicitario que ve en los sitios web que visita.

Tenga en cuenta que We Offsite no tiene acceso ni control sobre las cookies utilizadas por anunciantes de terceros.

Políticas de privacidad de terceros

La Política de privacidad de We Offsite no se aplica a otros anunciantes o sitios web. Por ello, le recomendamos consultar las respectivas Políticas de privacidad de esos servidores publicitarios de terceros para obtener información más detallada. Pueden incluir sus prácticas e instrucciones sobre cómo optar por no participar en determinadas opciones.

Puede elegir desactivar las cookies mediante las opciones individuales de su navegador. Para obtener información más detallada sobre la gestión de cookies en navegadores concretos, consulte los sitios web de los respectivos navegadores.

CCPA — Derechos de privacidad (No vender mi información personal)

En virtud de la CCPA, entre otros derechos, los consumidores de California tienen derecho a:

• Solicitar que una empresa que recopila datos personales de un consumidor divulgue las categorías y los datos personales específicos que ha recopilado sobre los consumidores.
• Solicitar que una empresa elimine cualquier dato personal sobre el consumidor que haya recopilado.
• Solicitar que una empresa que vende datos personales de un consumidor no venda los datos personales del consumidor.

Si realiza una solicitud, disponemos de un mes para responderle. Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, póngase en contacto con nosotros.

GDPR — Derechos de protección de datos

Deseamos que conozca plenamente todos sus derechos de protección de datos. Todo usuario tiene derecho a lo siguiente:

• Derecho de acceso: puede solicitar copias de sus datos personales. Podemos cobrarle una pequeña tarifa por este servicio.
• Derecho de rectificación: puede solicitar que corrijamos cualquier información que considere inexacta. También puede solicitar que completemos la información que considere incompleta.
• Derecho de supresión: puede solicitar que eliminemos sus datos personales, en determinadas condiciones.
• Derecho a limitar el tratamiento: puede solicitar que restrinjamos el tratamiento de sus datos personales, en determinadas condiciones.
• Derecho de oposición al tratamiento: puede oponerse a que tratemos sus datos personales, en determinadas condiciones.
• Derecho a la portabilidad de los datos: puede solicitar que transfiramos los datos que hemos recopilado a otra organización, o directamente a usted, en determinadas condiciones.

Si realiza una solicitud, disponemos de un mes para responderle. Si desea ejercer cualquiera de estos derechos, póngase en contacto con nosotros.

Información para niños

Otra parte de nuestra prioridad es añadir protección para los niños durante el uso de internet. Animamos a padres y tutores a observar, participar y/o supervisar y orientar la actividad en línea de los menores.

We Offsite no recopila a sabiendas información de identificación personal de niños menores de 13 años. Si cree que su hijo ha proporcionado este tipo de información en nuestro sitio web, le rogamos que nos contacte de inmediato y haremos todo lo posible para eliminarla con prontitud de nuestros registros.

Salvo que se indique lo contrario, We Offsite y/o sus licenciantes poseen los derechos de propiedad intelectual de todo el material de We Offsite. Todos los derechos de propiedad intelectual están reservados. Puede acceder a este material desde We Offsite para su uso personal, sujeto a las restricciones establecidas en estos términos y condiciones.

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• Redistribuir contenido de We Offsite

El presente acuerdo entra en vigor en la fecha indicada. Nuestros Términos y condiciones se crearon con la ayuda del generador gratuito de Términos y condiciones.

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• Sitios comunitarios .com
• Asociaciones u otros grupos que representen a organizaciones benéficas
• Distribuidores de directorios en línea
• Portales de internet
• Despachos de contabilidad, derecho y consultoría
• Instituciones educativas y asociaciones profesionales

Aprobaremos solicitudes de enlace de estas organizaciones si decidimos que: (a) el enlace no nos haría parecer desfavorables a nosotros mismos ni a nuestras empresas acreditadas; (b) la organización no tiene registros negativos con nosotros; (c) el beneficio de la visibilidad del hipervínculo compensa la ausencia de We Offsite; y (d) el enlace está en el contexto de información de recursos generales.

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