7 errores que no querrás cometer al reservar un retiro de empresa

Preparar tu esperado evento de empresa es emocionante. Pero puede ser difícil asegurarse de que todo en tu viaje salga tan bien como esperas.

Estos son 7 errores comunes que hemos encontrado que las empresas cometen al reservar viajes de equipo:

1. No planificar con antelación los requisitos de visado y entrada

Desafortunadamente, este es uno de los errores más comunes en los que caen los gestores de viajes. Es muy fácil pasarlo por alto hasta que es demasiado tarde, y lo último que quieres es que a un colega se le niegue el embarque porque no anticipaste sus requisitos legales. El papeleo legal puede tardar varios meses en procesarse, y los requisitos de entrada pueden cambiar con poco o ningún aviso, así que asegúrate de estar al tanto de los requisitos de todos con mucha antelación.

Ten cuidado también con las escalas: los países tienen diferentes políticas con respecto a los visados de tránsito y a tu colega se le puede autorizar el viaje a su destino final, pero no se le permitirá transitar en ciertos países.

2. No optimizar tus recompensas de viaje

Puedes descontar significativamente tus pasajes aéreos acumulando puntos de tarjeta de crédito y gastándolos en billetes de avión. Pero esta no es la única forma de ganar millas aéreas: para las empresas con sede en Europa, donde las recompensas de tarjetas de crédito son mucho más difíciles de conseguir que en EE. UU., a veces es mejor ganar millas directamente a través de aerolíneas asociadas. Por ejemplo, British Airways actualmente ofrece 3 Avios por libra gastada en Airbnb, e Iberia ofrece 8 Avios por euro gastado al reservar hoteles en Agoda.

3. Conformarse con el primer presupuesto que recibes

Cada proveedor en tu destino anhela tu negocio. Esto es especialmente cierto cuando viajas en grupo, así que usa esa ventaja sabiamente y no te conformes con el primer presupuesto que recibes. Y no solo hablamos de tarifas de habitaciones: hemos visto desde las tarifas de resort hasta las tarifas de salas de reuniones con grandes descuentos o incluso exentas.

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4. No verificar la información de los pasajeros y la franquicia de equipaje

Te sorprendería saber cuántos pasajeros no pueden embarcar porque escribieron mal sus nombres o usaron un apodo. Verificar la información de los pasajeros es algo que a menudo se pasa por alto y puede causar caos el día del viaje.

Además, todos deben tener clara su franquicia de equipaje y cuál es la política de la empresa sobre equipaje adicional. Extra: no entres en pánico cuando una aerolínea muestre tu primer y segundo nombre juntos en tu reserva. Sus sistemas de reserva hacen esto automáticamente y no se te negará el embarque.

5. No tener una política de empresa clara

Si alguien tiene una escala larga, ¿la empresa pagará el acceso a la sala VIP? ¿Qué hay del espacio extra para las piernas en un vuelo de larga distancia? ¿Y cuántas maletas puede llevar cada uno?

Establecer una política clara permite a los viajeros gastar dentro de límites definidos, incluso en pequeños gastos como tickets de estacionamiento o comisiones por cambio de divisas. Sé lo más minucioso posible para que tu equipo tenga claro qué gastos están permitidos.

6. Intentar encajar demasiados elementos en la agenda

Tu viaje de empresa es una oportunidad. Para socializar, para trabajar, para recargar energías y para hacer las cosas de una manera diferente. En otras palabras: para darte cuenta de que los objetivos personales de tu colega importan y afectan directamente a tus objetivos como empresa.

Así que cuando planifiques la agenda, ten en cuenta que tu equipo también espera que el viaje cumpla con algunos de sus objetivos personales. Sobrecargar la agenda frena la creatividad, así que deja algo de espacio “no asignado” y observa cómo ocurre la magia.

7. No revisar la letra pequeña del contrato de tu alojamiento/sede

¿Cómo es la política de cancelación de tu reserva? ¿Cuál es la fecha límite para tu grupo y cuáles son los acuerdos de facturación?

Hay muchas variables en cada contrato y debes revisarlas con mucho cuidado. Podría ser la diferencia entre tener que pagar por habitaciones no utilizadas o no, por ejemplo. La realidad es que no sabes qué va a pasar entre la fecha en que firmas el contrato y la fecha de tu llegada, así que sé lo más precavido posible y no firmes nada con lo que no estés 100% satisfecho.

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